İş Hayatında Başarılı Olmak İçin Becerilerinizi Geliştirin
İş Hayatında Başarılı Olmak İçin Becerilerinizi Geliştirin : Sizde stres yaratan durumlarla başa çıkabilecek beceriler geliştirin. Eğitim almak, kendini geliştirme kitapları okumak, video veya bilgisayar aracılığıyla alınacak bir geliştirme programı gibi. İşe bağlı streslerde ise, sorununuzu çözmede, iş arkadaşlarızdan yardımcı olmalarını isteyin. Aşağıda, işyerinde genellikle karşılaşılan durumlarla ilgili öneriler bulacaksınız.
Yaratıcı bir çevre oluşturun
Karmakarışık bir çalışma masası ya da işyeri, önemli bir zaman kaybına yol açabilir, daha az verimle çalışmanıza neden olabilir ya da başkalarına sizin hakkınızda yanlış bir izlenim verebilir.Büro malzemesi. Telefon, bilgisayar monitörü ya da gelen evrak kutusu gibi yönetici oyuncaklarının dikkatinizi dağıtmasından şikayetçiyseniz, bu gibi aletleri gözünüzün önünden uzaklaştırın.Masanızın yönü. İmkan bulursanız masanızın kapının, fotokopi, faks veya sık sık kullanılan gereçlerin karşısında olmamasını sağlayın. Dikkat dağıtan etkenler ortadan kalkınca daha verimli çalışma fırsatı doğacaktır.İşinizi düzenleyin. Çalışma yöntemlerinizde yapacağınız ufakdeğişikliklerin gerçekleştirilmesi kolaydır ve çalışma veriminizin artmasını sağlar.Kırtasiye. Masanızda ne kadar az kağıt olursa, o kadar verimli çalışırsınız. Gerekli bilgileri ararken zaman kaybedersiniz. Gelen evrak kutunuzu günde iki üç kez boşaltın. Gelen her kağıtla uğraşmayın, böyle davranırsanız dikkatiniz dağılır ve başladığınız bir çok iş yarım kalır.
Çöp günü. Arada bir masanızı temizleme ve gereksiz kağıtları atma programı yapın. Hesap döneminin sonuncu gününü evrakınızı ayıklama ve gerkesiz olanları çöpe atma günü olarak belirleyin.Öncelik verme yöntemi. Masanıza yeni bir belge geldiğinde, o belgeyle ne zaman ilgileneceğinizi kararlaştırın. Eğer belgeyi hemen ele almayacaksanız, dosyalayın ve ajandanızda o belgeyle ilgilenmeyi düşündüğünüz günü işaretleyin. Büroya geldiğinizde her sabah ajandanıza göz atın ve o gün uğraşmanız gereken belgeleri bularak çalışmaya başlayın.Dosyalama sloganınız. “Sık sık ve azar azar” olmalıdır. Masanızdaki kağıtların yığınlara dönüşmesine izin vermeyin.
Bölünmeleri denetleyin
Bölümmeler sizi baskı altına alır. Duvarsız bürolar da bölünmelere neden olur; aynı odada birçok kişinin bulunması sonucunda dikkatiniz başkaları tarafından dağıtılır, bölümmeler alışkanlık haline gelir. İş yaparken bölünme stres yarattığı gibi, verimliliği de düşürür. Bütün bunlara karşın, durumu kontrolünüz altına alabilir ve çalışma gününüz içindeki aksamaları azaltabilirsiniz.Önemli olan, yaptığınız işin değeri ile başkalarının ihtiyaçlarını dengede tutmaktır. Kendi işinize yeterince konsantre olamamak, bölünmelerin artmasına yol açar.Yerinizi, bölünmelerden kaçınabilecek biçimde seçin, başka kişilerin çalışmadıkları zamana yakalanmamak için, büro masanızın fotokopi ya da faks gibi “insan toplama” noktalarının uzağında bulunmasına özen gösterin.
Masanızın çevresinde boş iskemleler bulunması, canı gevezelik etmek isteyenler için hazırlanmış açık bir davetiye gibidir. Masanızın önünde iskemle bulunmasını önleyemiyorsanız, rahatsız edilmemek istiyorsanız sandalyenin üstünü dosyalar ve kitaplarla doldurun.Zararı sınırlayın. Çalışmalarınızı bölen iş arkadaşınızı, söylemek istediğini bir an önce söylemesi için uyarın. Kesintileri önlemek için vücut dili dekullanabilirsiniz. Birisi masanıza yaklaştığında ayağa kalkın. Böylelikle söyleyeceklerini kısa sürede bitirmek zorunda kalacaktır. Bunu yapamazsanız, masanızın kenarına oturabilirsiniz. Böyle bir hareket kabalığa kaçmadan zamanınızın çok değerli olduğunu ve karşınızdakinin hızlı davranması gerektiğini gösterir.
Bölünmeyi erteleyin. Eğer bölünmeyi, yapmakta olduğunuz işten daha önemsizse, bölünmeyle ilgilenmeyi daha sonraya bırakın. Çoğu insan daha sonra görüşmeyi kabul edecektir. Böylelikle hem işinizi tamamlayabilir, hem de öbür kişiye yardım etme fırsatı bulabilirsiniz. Genellikle, sizinle görüşmek isteyen kişiye gittiğinizde, sorunlarını kendisinin çözdüğünü görürsünüz; problemiyle kendi uğraşmak yerine daha baştan size başvurmanın kolay yol olduğunu düşünmüştür.Telefonun yarattığı bölünmeler. Telefon bölünmeleri, kişilerin yarattığı bölenmelere benzese de, çalan bir telefon acil bir konudur ve yapmakta olduğunuz işi böler.Konuşmalarınızı öncelik sırasına göre sınıflandırın. Eğer konuşma çok öncelikli ise, her şeyden önce onunla ilgilenin. Önceliği daha az olan telefon konuşmalarını başkasına aktarabilirsiniz.
Rapor yazmak
Rapor yazmak önemli bir stres kaynağı olabilir. Aşağıdaki ipuçları rapor yazarken size yardımcı olacaktır: M Daha erken başlayın.■ Her zaman kullanabileceğiniz bir format geliştirin.M Fikir bulabilmek için, beyinfırtınası gibi yaratıcı yöntemlerden yararlanın.M Raporun dilinin sade olmasına özen gösterin.
Toplantılar
Bir toplantıyı planlamak, toplantının daha az stres oluşturmasını sağlayabilir. Toplantılarda geçirilen zamanın etkili ve stressiz olmasını sağlayın.Amacı belirleyin. Toplantının amacını belirleyin. Değişik toplantılar için farklı hazırlık, yönetim biçimi ve oda planı gerekebilir. Karar toplantıları iletişim forumlarından ve yaratıcı fikir geliştirme toplantılarından farklı olacaktır. Toplantının hazırlanması için harcadığınız zaman yararlı olacaktır.
İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR
